Awas Terhambat Berangkat! 5 Kesalahan Administrasi yang Harus Dihindari Calon Pekerja ke Jepang

Bekerja di Jepang melalui program Ginou Jisshuu, Tokutei Ginou (Specified Skilled Worker), maupun skema kerja lainnya membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan bahasa dan keterampilan kerja. Setelah melalui proses belajar bahasa Jepang, seleksi perusahaan, job matching, dan persiapan keberangkatan, calon pekerja masih harus menjalani tahapan penting berupa pengurusan Certificate of Eligibility (COE), visa, serta dokumen pendukung lainnya.>

Pada tahap ini, ketelitian sangat penting. Immigration Services Agency of Japan dan perwakilan diplomatik Jepang memeriksa apakah dokumen yang diajukan memenuhi persyaratan, sesuai dengan tujuan tinggal, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Kesalahan atau ketidaksesuaian dokumen tidak selalu otomatis membuat permohonan ditolak. Namun, hal tersebut dapat menyebabkan permintaan dokumen tambahan, perbaikan berkas, proses pemeriksaan lebih lama, atau bahkan penolakan apabila persyaratan yang diperlukan tidak dapat dipenuhi. Berikut lima hal yang perlu diperhatikan calon pekerja sebelum mengajukan dokumen keberangkatan ke Jepang.

1. Data Identitas Tidak Konsisten

Salah satu hal dasar yang perlu diperiksa adalah kesesuaian identitas pada seluruh dokumen.

Perhatikan penulisan:

• 1.Nama lengkap;
• 2.Tanggal lahir;
• 3.Tempat lahir;
• 4.Jenis kelamin;
• 5.Kewarganegaraan;
• 6.Nomor identitas lain yang diperlukan;

Dokumen yang perlu diperiksa dapat mencakup:

• 1.KTP;
• 2.Paspor;
• 3.Akta kelahiran;
• 4.Ijazah dan transkrip nilai;
• 5.Sertifikat;
• 6.Dokumen lain yang relevan.

Contohnya, nama pada satu dokumen tertulis “Mochamad”, sedangkan pada dokumen lain menjadi “Mochammad”. Perbedaan seperti ini tidak berarti pihak imigrasi otomatis menganggap pemohon sebagai orang yang berbeda atau melakukan pemalsuan.

Namun, ketidaksesuaian tersebut dapat menimbulkan pertanyaan dan dalam kondisi tertentu membuat pemohon perlu memberikan penjelasan atau dokumen tambahan. Karena itu, sebelum proses aplikasi dimulai, seluruh dokumen sebaiknya diperiksa dan disesuaikan dengan data identitas resmi yang digunakan.

2. Riwayat Pendidikan dan Pekerjaan Tidak Akurat

Riwayat pendidikan dan pekerjaan merupakan bagian penting dari berbagai aplikasi status tinggal di Jepang. Informasi yang dicantumkan dalam formulir, rirekisho, surat pengalaman kerja, ijazah, maupun dokumen pendukung lainnya sebaiknya:

• 1.Benar;
• 2.Lengkap;
• 3.Dapat dijelaskan;
• 4.tidak dibuat-buat; dan
• 5.konsisten antara satu dokumen dengan dokumen lainnya.

Kesalahan yang perlu dihindari misalnya:

• 1.Tahun masuk atau lulus sekolah yang berbeda;
• 2.Masa kerja yang tidak sesuai dengan surat pengalaman kerja;
• 3.Mencantumkan pengalaman kerja yang sebenarnya tidak pernah dilakukan;
• 4.Mengubah jabatan untuk menyesuaikan persyaratan;
• 5.memberikan informasi berbeda dari aplikasi sebelumnya tanpa penjelasan.

Apabila terdapat perbedaan dengan riwayat yang pernah disampaikan dalam proses imigrasi sebelumnya, hal tersebut tidak berarti COE otomatis ditolak.

Namun, perbedaan material dapat memicu pemeriksaan lebih lanjut dan pemohon dapat diminta memberikan penjelasan atau dokumen tambahan. Immigration Services Agency menilai bahwa kegiatan yang akan dilakukan di Jepang harus benar dan memenuhi persyaratan status tinggal yang diajukan. Karena itu, prinsip paling penting adalah jangan mengubah riwayat hanya agar terlihat lebih memenuhi syarat. Jika memang terdapat koreksi terhadap informasi lama, berikan penjelasan yang jujur dan dapat dibuktikan.

Foto Tidak Sesuai Ketentuan

Foto juga menjadi bagian dari dokumen aplikasi yang harus mengikuti ketentuan resmi. Untuk banyak aplikasi terkait status tinggal, Immigration Services Agency menetapkan foto berukuran 4 cm × 3 cm, dengan ketentuan antara lain:

• 1.Diambil dalam enam bulan terakhir;
• 2.Wajah menghadap ke depan;
• 3.Tanpa topi;
• 4.Tidak memiliki latar belakang atau bayangan yang mengganggu;
• 5.Foto harus jelas;
• 6.Memenuhi ukuran serta proporsi wajah yang ditentukan.

Apabila foto yang diserahkan tidak memenuhi standar, Immigration Services Agency dapat meminta pemohon mengambil atau menyerahkan foto kembali. Karena itu, hindari:

• 1.Foto buram;
• 2.Foto dengan filter kecantikan berlebihan;
• 3.Foto yang mengubah bentuk wajah;
• 4.Foto dengan bayangan kuat;
• 5.Ukuran yang tidak sesuai;
• 6.menggunakan foto lama yang tidak lagi merepresentasikan kondisi pemohon.

Perlu dibedakan pula antara foto untuk proses COE/status tinggal dan foto untuk permohonan visa di Indonesia, karena ukuran atau ketentuannya dapat berbeda.

Sebagai contoh, informasi Konsulat Jenderal Jepang di Denpasar untuk visa bekerja/pelatihan menggunakan foto 4,5 × 3,5 cm, diambil dalam enam bulan terakhir, jelas, dan bukan hasil editing. Karena itu, selalu periksa persyaratan sesuai tahap aplikasi dan kantor tempat pengajuan dilakukan.

Menggunakan Paspor yang Tidak Valid atau Dalam Kondisi Bermasalah

Paspor merupakan dokumen utama untuk perjalanan internasional dan permohonan visa. Namun, perlu diluruskan bahwa tidak ada aturan umum dari Jepang yang menyatakan semua pemohon visa kerja wajib memiliki sisa masa berlaku paspor minimal 6 atau 12 bulan.

Kriteria visa Jepang pada dasarnya mewajibkan pemohon memiliki paspor yang masih valid. Meski demikian, calon pekerja sebaiknya tidak menunggu masa berlaku paspor terlalu dekat dengan tanggal kedaluwarsa karena proses keberangkatan, administrasi, atau kebijakan pihak lain dapat menjadi lebih rumit.

Selain masa berlaku, kondisi fisik paspor juga harus diperhatikan. Hindari menggunakan paspor yang:

• 1.Halaman identitasnya rusak atau tergores;
• 2.Terkena air;
• 3.Sobek;
• 4.Informasi identitas nya tidak terbaca;
• 5.Chip paspor elektronik mengalami masalah;
• 6.Mengalamai kerusakan lain yang mengganggu pemeriksaan.

Apabila kondisi paspor diragukan, sebaiknya konsultasikan lebih awal kepada kantor imigrasi Indonesia sebelum proses visa dilakukan.

Memberikan Dokumen atau Informasi yang Tidak Benar

Ini merupakan risiko administrasi yang paling serius. Kementerian Luar Negeri Jepang menyatakan bahwa salah satu kriteria penerbitan visa adalah dokumen yang disampaikan harus asli, lengkap, dan dapat diterima.

Immigration Services Agency juga mensyaratkan bahwa kegiatan atau kondisi yang menjadi dasar permohonan status tinggal tidak boleh berdasarkan informasi palsu. Karena itu, jangan pernah:

• 1.Memalsukan ijazah;
• 2.Menggunakan surat pengalaman kerja fiktif;
• 3.Memalsukan sertifikat bahasa atau keterampilan;
• 4.Mengubah isi dokumen resmi;
• 5.Memberikan informasi pekerja yang tidak benar;
• 6.Menyembunyikan informasi material dengan membuat dokumen palsu.

Konsekuensinya bergantung pada jenis pelanggaran dan keadaan kasus. Dokumen palsu atau keterangan tidak benar dapat menyebabkan COE atau visa tidak diberikan, proses imigrasi bermasalah, atau menimbulkan konsekuensi hukum lainnya.

Namun, tidak tepat mengatakan bahwa setiap kasus otomatis menyebabkan “blacklist permanen”, karena konsekuensi imigrasi Jepang bergantung pada dasar hukum dan fakta masing-masing kasus. Yang paling aman adalah memastikan semua informasi yang diberikan jujur, akurat, dan dapat dibuktikan.

a. COE Bukan Jaminan Visa atau Masuk Jepang

Hal lain yang penting dipahami calon pekerja adalah perbedaan antara Certificate of Eligibility (COE) dan visa.

COE diterbitkan oleh Immigration Services Agency of Japan sebagai bukti bahwa kegiatan yang direncanakan pemohon pada prinsipnya memenuhi persyaratan status tinggal tertentu. Setelah memperoleh COE, calon pekerja masih perlu mengajukan visa Jepang. Kementerian Luar Negeri Jepang secara resmi menegaskan bahwa:

b. Memiliki COE tidak menjamin visa pasti diterbitkan.

Bahkan setelah visa diterbitkan, keputusan akhir mengenai izin masuk tetap dilakukan melalui pemeriksaan imigrasi ketika tiba di Jepang. Karena itu, proses keberangkatan sebaiknya dijalankan secara bertahap dan seluruh dokumen tetap harus dijaga konsistensinya hingga proses selesai.

Bagaimana Menghindari Kesalahan Administrasi?

Sebelum dokumen diajukan, lakukan pemeriksaan berulang terhadap:

• 1. Identitas

Pastikan nama, tanggal lahir, dan informasi pribadi lainnya sama atau memiliki penjelasan yang jelas apabila terdapat perbedaan dokumen.

• 2. Riwayat Pendidikan dan Pekerjaan

Jangan mengandalkan ingatan semata. Cocokkan tanggal dengan ijazah, sertifikat, serta surat pengalaman kerja.

• 3. Sertifikat

Pastikan sertifikat bahasa, keterampilan, dan dokumen pendukung masih valid apabila terdapat masa berlaku yang ditentukan.

• 4. Paspor

Pastikan paspor masih berlaku dan memiliki cukup ruang kosong untuk stiker imigrasi.

• 5. Dokumen Aplikasi

Jangan menandatangani formulir yang belum diperiksa. Pastikan semua informasi benar sebelum dikirimkan kepada pihak Jepang.

• 6. Salinan Dokumen

Simpan salinan dokumen yang pernah digunakan untuk aplikasi. Hal ini membantu menjaga konsistensi apabila di kemudian hari diperlukan aplikasi lanjutan.