Jika Anda memiliki rencana untuk bekerja atau mengikuti program pemagangan di Jepang, memahami kebiasaan di lingkungan kerja menjadi salah satu bagian penting dari persiapan.
Salah satu konsep yang perlu diketahui adalah 5S, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Konsep ini digunakan untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih teratur, bersih, aman, dan efisien. Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang (MHLW) menjelaskan 5S sebagai salah satu pendekatan untuk menjaga lingkungan kerja yang bersih dan mendukung keselamatan kerja.
5S tidak hanya berkaitan dengan kebersihan. Prinsip ini juga mengajarkan pekerja untuk menata barang, menjaga standar, dan membiasakan diri mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
Bagi calon pekerja dari Indonesia, mengenal 5S sejak sebelum berangkat dapat membantu memahami salah satu kebiasaan yang mungkin ditemui di tempat kerja Jepang.
1. Seiri (Ringkas / Sort)
Prinsip utama: Memisahkan barang yang diperlukan dan tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan barang yang tidak diperlukan.
Di tempat kerja, penerapannya dapat berupa memilah perkakas, dokumen, bahan, atau barang lain yang digunakan dalam pekerjaan. Tujuannya agar barang yang tidak diperlukan tidak memenuhi area kerja dan mengganggu aktivitas.
Dalam kehidupan sehari-hari, prinsip Seiri juga dapat diterapkan dengan tidak menumpuk barang yang sudah tidak digunakan di kamar atau area bersama.
MHLW menjelaskan Seiri sebagai kegiatan memisahkan barang yang diperlukan dan tidak diperlukan serta menyingkirkan barang yang tidak diperlukan.
2. Seiton (Rapi / Set in Order)
Prinsip utama: Menempatkan barang yang diperlukan di lokasi yang sudah ditentukan sehingga mudah ditemukan dan digunakan ketika dibutuhkan.
Di tempat kerja, alat atau perlengkapan dapat disimpan di tempat yang telah ditentukan, diberi label, atau menggunakan sistem visual agar lebih mudah ditemukan.
Setelah selesai digunakan, barang dikembalikan ke tempat yang telah ditetapkan. Dengan begitu, waktu tidak banyak terbuang hanya untuk mencari alat atau perlengkapan.
Dalam kehidupan sehari-hari, prinsip ini dapat diterapkan dengan menata sepatu, pakaian, peralatan dapur, dan barang pribadi agar mudah ditemukan serta tidak mengganggu ruang bersama.
MHLW juga menjelaskan bahwa Seiton bertujuan menempatkan barang yang diperlukan di tempat yang tepat agar mudah digunakan ketika dibutuhkan.
3. Seiso (Resik / Clean)
Prinsip utama: Membersihkan area dan peralatan kerja secara rutin agar tetap bersih dan bebas dari kotoran.
Seiso bukan sekadar membuat tempat kerja terlihat rapi. Kebersihan juga berkaitan dengan keselamatan dan kondisi lingkungan kerja.
Di tempat kerja, penerapannya dapat mencakup membersihkan area kerja, peralatan, atau mesin sesuai prosedur yang ditetapkan perusahaan.
Di tempat tinggal atau asrama, prinsip ini dapat diterapkan dengan menjaga kebersihan kamar, kamar mandi, dapur, dan area bersama sesuai aturan yang berlaku.
MHLW menjelaskan Seiso sebagai kegiatan membersihkan kotoran dan debu dari mesin maupun tempat kerja. Dalam materi keselamatan kerja, 5S juga dikaitkan dengan upaya menciptakan lingkungan kerja yang bersih dan aman.
4. Seiketsu (Rawat / Standardize)
Prinsip utama: Mempertahankan kondisi yang sudah rapi dan bersih dengan membuat standar yang jelas.
Setelah melakukan Seiri, Seiton, dan Seiso, kondisi tersebut perlu dipertahankan agar tidak kembali berantakan.
Di tempat kerja, Seiketsu dapat diterapkan melalui checklist, label, aturan penyimpanan, standar kebersihan, atau petunjuk visual yang membantu seluruh pekerja mengikuti standar yang sama.
Dalam kehidupan sehari-hari, prinsip ini juga dapat diterapkan dengan mengikuti aturan bersama, misalnya menjaga area komunal tetap bersih dan mengikuti aturan pemilahan sampah yang berlaku di tempat tinggal.
MHLW menjelaskan Seiketsu sebagai upaya mempertahankan kondisi yang sudah teratur, rapi, dan bersih serta membuat mekanisme untuk menjaganya.
5. Shitsuke (Rajin / Sustain)
Prinsip utama: Membiasakan diri menjalankan aturan dan standar yang telah ditetapkan hingga menjadi kebiasaan.
Shitsuke merupakan tahap untuk membangun kebiasaan. Artinya, 5S bukan hanya dilakukan ketika ada atasan yang mengawasi, tetapi menjadi bagian dari cara bekerja sehari-hari.
Di tempat kerja maupun tempat tinggal, penerapannya dapat berupa membiasakan diri mengikuti aturan, menjaga kebersihan, mengembalikan barang ke tempatnya, datang tepat waktu, dan menghormati aturan bersama.
MHLW menjelaskan Shitsuke sebagai pembentukan disiplin untuk menghormati aturan dan ketentuan yang berlaku.
Mengapa 5S Penting bagi Calon Pekerja di Jepang?
5S bukan hanya digunakan dalam industri manufaktur. Materi JICA menjelaskan bahwa pendekatan 5S telah digunakan dalam berbagai bidang, sementara MHLW juga membahas penerapan 4S/5S dalam konteks pekerja asing.
Bagi calon pekerja Indonesia, memahami konsep ini sejak sebelum berangkat dapat membantu mengenali kebiasaan yang mungkin ditemui di lingkungan kerja Jepang.
Yang terpenting bukan sekadar menghafal lima istilah tersebut, tetapi memahami kebiasaan di baliknya: pilah barang yang diperlukan, tata dengan rapi, bersihkan, pertahankan standar, dan jadikan kebiasaan.
Dengan memahami prinsip tersebut, calon pekerja dapat lebih mudah menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur di tempat kerja.
5S Tidak Hanya untuk Tempat Kerja
Walaupun 5S banyak dikenal dalam konteks lingkungan kerja, prinsipnya juga dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Contohnya:
- Seiri: tidak menumpuk barang yang tidak diperlukan.
- Seiton: menyimpan barang pada tempatnya.
- Seiso: menjaga kamar dan area bersama tetap bersih.
- Seiketsu: mempertahankan standar kebersihan dan kerapian.
- Shitsuke: membiasakan diri mengikuti aturan tanpa harus selalu diingatkan.
Dengan demikian, 5S dapat menjadi kebiasaan praktis yang membantu seseorang menjaga lingkungan tetap teratur, bersih, dan nyaman.